Bianca Tiane

Assistente de revisão de contratos com IA

AI Bot • Bot Web Portal

Problema de Projeto

O Bot Web Portal é um assistente de revisão de contratos com inteligência artificial, criado para otimizar o processo de validação e negociação de NDAs (Non-Disclosure Agreements). Em um contexto global e descentralizado, onde a revisão contratual dependia de trocas manuais e demoradas, a solução atua como um sistema de apoio à decisão, identificando inconsistências e sugerindo melhorias para acelerar o fluxo de aprovação.

Métodos Usados

Os objetivos de design do projeto foram alinhar as diferentes perspectivas da equipe e estruturar uma solução consistente, seguindo a abordagem do Double Diamond. A partir da validação de Proofs of Concept (POCs) e do mapeamento das necessidades dos usuários, consolidamos insights para apoiar decisões de produto e orientar a criação de interfaces e interações alinhadas à visão futura da área jurídica.

Identificação do Problema

Inspeção Heurística

Com 3 líderes designers

User Interviews

Com 9 membros da equipe jurídica da Dell de diferentes partes do mundo

Inspeção Heurística

Elencamos problemas, divididos por severidade, para serem corrigidos na nova fase do projeto!

User Interviews

A análise das entrevistas revelou oportunidades de melhoria no fluxo de revisão de NDAs, especialmente relacionadas à fragmentação de ferramentas, tarefas manuais e limitações do suporte automatizado.

Os usuários relataram dificuldades na centralização e rastreabilidade dos contratos, já que as demandas chegam por diferentes canais, como ferramenta interna e e-mail, o que impacta a visibilidade de métricas e o controle do fluxo de trabalho.

Outro ponto recorrente foi a presença de tarefas operacionais repetitivas, como a conversão de arquivos de PDF para Word, necessária para viabilizar a edição e comentários nos contratos, mas realizada fora das ferramentas principais.

Foi identificado que o uso do bot interrompe o fluxo de trabalho, já que exige ações adicionais fora das ferramentas já utilizadas. A integração com o ecossistema existente (como e-mail e editores de texto) foi apontada como essencial.

Personas

Neste projeto, a equipe optou por utilizar personas qualitativas, baseadas em pesquisas qualitativas com amostras reduzidas, como entrevistas.
Os critérios utilizados para a construção dessas personas foram:

Nível de Senioridade

Analista, Advogado ou Consultor

Atividades Principais

Revisão de NDAs, revisão e negociação de contratos e gestão do processo de CLM (Contract Lifecycle Management)

Localização

Países da América Latina, Europa, Índia e Estados Unidos

Frequência de uso do bot

Uso frequente ao analisar contratos dentro do escopo, desconhecimento da aplicação, conhecimento superficial ou participação direta no time do projeto

Geração de Soluções

Apresentamos todos os resultados de pesquisa para a equipe e propomos uma dinâmica envolvendo todos os profissionais do time para gerar ideias.

Método 635

É um método criativo que usamos para integrar toda a equipe em proposições de soluções: 6 participantes escrevem 3 soluções propostas para a tarefa em uma folha de papel. A cada 5 minutos, a folha é passada para a pessoa ao lado. Cada participante dá continuidade às propostas já registradas, adicionando novas ideias e desenvolvendo as soluções existentes.

Benchmarking

Os resultados do benchmarking nos permitiram ter uma visão geral do que já existia no mercado. Buscamos soluções que se aproximavam das ideias geradas pela equipe com o Método 635.

Priorização de Soluções

Jornada do Usuário

Após o processo de pesquisa, foi possível definir a jornada do usuário. Como cada persona pode utilizá-la com focos diferentes, foram elaboradas três jornadas.